Das Angebot an Brand Management Systemen wächst und erschwert damit fortlaufend die Entscheidung für das richtige System. Essenziell sind Brand Management-Systeme insbesondere für das Implementieren und Umsetzen der Markenstrategie. Diese Tools sind die zentrale Steuerung, um die Marke lebendig werden zu lassen. Doch statt eines integrierten Brand Management-Systems, das wichtige Dokumente und Materialien wie Brand Guidelines, Templates oder Media Assets (Bilder, Videos, etc.) an einem »Single-Point-of-Truth« bündelt, herrscht in vielen Unternehmen ein Neben- und Durcheinander verschiedenster Systeme. Wie schwer es jedoch ist, unabhängig voneinander entwickelte IT Systeme durch entsprechende Schnittstellen nachträglich zu koppeln, dürfte bekannt sein.
Daher setzen sich »All-in-One-Systeme« wie zum Beispiel Frontify oder Bynder zunehmend durch. Diese führen verschiedene Anwendungen wie Brand Management (BM) und Digital Asset Management (DAM) an einem Ort zusammen und erweitern diese um Möglichkeiten der Kollaboration. Entwicklungen auf diesem Gebiet haben sich stark beschleunigt, sodass zudem nun mehr völlig individualisierbare Systeme auf dem Markt sind, die eigens für spezielle Kundenbedürfnisse entwickelt und programmiert werden. Des Weiteren lassen sich Freiheitsgrade neu ausloten, indem Marketingmaterialien von KI-basierten Designsystemen entwickelt werden, wie es führende Designagenturen anbieten. Doch worauf sollte man generell bei der Auswahl des richtigen Brand Management-Systems achten?
Was sind Hygiene-, was Qualitätsfaktoren?
Basiskriterien – Es besteht die Möglichkeit, mehrere Marken innerhalb einer Plattform zu verwalten, was sinnvoll für eine Integration verschiedener Submarken sein könnte. Ein weiteres Basiskriterium ist der Speicherplatz. Dieser sollte ausreichend und optional erweiterbar sein. Die maximale Anzahl der möglichen Admins und Nutzer, die das System steuern bzw. Zugriff bekommen, ist ebenfalls zu beachten.
Leistungsumfang – Der Leistungsumfang eines guten Brand Management-Systems (»All-in-One«) umfasst:
- Brand Management – für markenrelevante Guidelines, Templates, Schulungen, etc.
- DAM – für die Verwaltung von Media Assets aller Art
- Kollaboration – für u.a. simultane Bearbeitung von Assets innerhalb des Systems
- Content & Distributed Marketing Management (optional) – für die Organisation von Inhalten und deren Ausspielen über externe Kanäle (z.B. Website & Social Media) aus dem System heraus
Falls kein ganzheitliches System erworben werden soll (etwa aus Kostengründen oder weil man schon ein System hat), sollten untersucht werden, welche Bereiche des Systems »stand-alone« bzw. modular funktionieren können. Diese kann man dann einzeln einkaufen, hat jedoch die Herausforderung, sie in ein bestehendes System integrieren zu müssen. Diese »Make or Buy« Entscheidung gilt es genau abzuwägen.
User & Admin Features – Für Nutzer ist eine integrierte und übergreifende Suchfunktion essenziell, die durch die konsequente Verschlagwortung von Assets möglich wird. Zudem ist die Verfügbarkeit eines multilingualen Systems im internationalen Arbeitsumfeld von Bedeutung. Features, die vor allem für Admins relevant sind, sind zum einen »User & Rights Management«, zum anderen »Content Referencing«. Ersteres ermöglicht die Vergabe bestimmter Berechtigungen und Rollen innerhalb des Systems und schafft so etwa die Einbindung externer Partner. Letzteres sorgt dafür, dass man Änderungen von Assets nur an einer zentralen Stelle durchführen muss und diese dann automatisiert im System umgesetzt werden. Förderlich können auch die Integration eines Analysetools sowie die Möglichkeit des Erstellens von Reportings sein.
System Features – Systeme, die jedem Unternehmen ein individualisierbares, branded »Look-and-Feel« ermöglichen und eine nutzerdefinierte Domain sind gegenüber starren, zu stark standardisierten Systemen klar im Vorteil.
Support – Je nach Bedarf bieten die Systemanbieter zudem unterschiedlichen Support an. Die Bandbreite reicht von standardisiertem System-Support über Onboarding-Workshops bis hin zu kontinuierlichen Weiterbildungsprogrammen.
APIs – Je nach Schwerpunkt integrieren manche Brand Management-Systeme weitere Add-ons wie beispielsweise Schnittstellen (Application Programming Interfaces) zu Social Media, Analytics oder Design Tools. Diese sind der Schlüssel, um alle relevanten Funktionen und Tools an einer Stelle zu konzentrieren.
